10月23日晚八点，为了成功举办第十一届全国古地理学及沉积学学术会议，预备会议在荆州晶崴大酒店三楼星海厅举行。会议由古地理学报副主编鲍志东主持，出席会议的有华东石油大学陈世悦和操应长教授、东北石油大学孟元林教授、中科院王宇飞研究员、西北大学李文厚教授、中国矿业大学（北京）邵龙义教授、厦门大学雷怀彦教授等22位专家。
会议首先由承办单位长江大学地球科学学院院长潘仁芳发言。潘院长感谢与会专家与代表对长江大学的支持与帮助，并简单介绍了会议的筹办情况和具体安排，预祝学术交流和荆州之行取得圆满成功。然后，古地理学报秘书长郑秀娟女士简单介绍编辑部和专业委员会的一些情况，鲍副主编提出了刊物方面的更高要求，力争早日创办英文版，促进国际交流与合作。最后，何幼斌教授介绍了分组讨论的主持人变更情况，并对青年优秀论文评选的名额问题提出了建设性的意见。做为下届会议的承办方，华东石油大学的陈世悦和操应长教授也应邀对筹备情况进行了汇报，得到了与会代表的一致认可。
关于会后地质考察的问题，各位专家学者更是提出了一系列建议，更多地着重于将地质完美地融入考察线路之中，以更好地促进沉积学及古地理学的发展。
